4 Podstawowe aplikacje biznesowe dla właścicieli małych firm.

Spis treści

Był czas, kiedy wdrażanie rozwiązań technologii biznesowych było opcjonalne. Ten czas dla właścicieli małych firm minął dawno temu. Czy zarządzasz zadaniami administracyjnymi, czy też angażujesz się w sprawy klientów, technologia może pomóc uczynić Twój biznes bardziej efektywnym. Oto cztery podstawowe aplikacje biznesowe dla właścicieli małych firm.

Dlaczego mała firma potrzebuje „zestawu podstawowego” aplikacji?

W małej firmie często jedna osoba robi wiele rzeczy naraz: sprzedaje, obsługuje klientów, wystawia faktury, pilnuje terminów i jeszcze prowadzi marketing. Właśnie dlatego narzędzia mają znaczenie – nie po to, by było „nowocześnie”, tylko żeby:

nie gubić zadań i terminów,
mieć porządek w finansach i dokumentach,
szybciej odpowiadać klientom,
budować bazę klientów i wracać do nich z ofertą.

Najlepsza strategia to prosty „pakiet startowy”: finanse + zadania + komunikacja + klienci.

1) Śledź swoje finanse

Jest to konieczne dla właściciela małej firmy do utworzenia systemu rachunkowości, który może rosnąć wraz z firmą. Podczas gdy każdy pakiet oprogramowania księgowego zajmie trochę czasu, najlepiej jest wybrać taki, który jest wystarczająco prosty w obsłudze, gdy firma jest mała i może być rozszerzany w miarę potrzeb firmy.

Intuit Quickbooks jest popularnym wyborem, ponieważ integruje się bezproblemowo z oprogramowaniem podatkowym Intuit. Inne opcje obejmują oprogramowanie księgowe w chmurze przeznaczone dla właścicieli małych firm, takie jak FreshBooks i Wave.

Jak wybrać aplikację do finansów, żeby nie zmieniać jej po 3 miesiącach?

Zwróć uwagę na to, czy narzędzie:

umożliwia wystawianie faktur i pilnowanie płatności,
ma raporty (przychody, koszty, marża, zaległe faktury),
pozwala eksportować dane (na wypadek zmiany systemu),
współpracuje z księgowością (lub daje dostęp księgowemu),
skaluje się: obsłuży więcej faktur, pracowników, produktów.

Dla wielu firm przełomem jest nie sama faktura, tylko automatyzacja: przypomnienia o płatnościach, cykliczne faktury, kategoryzacja kosztów.

2) Zarządzaj swoimi zadaniami

Niezależnie od tego, czy pracujesz jako samodzielny przedsiębiorca, czy też posiadasz pracowników, możesz mieć nad sobą i nad zadaniami swojego zespołu kontrolę nad oprogramowaniem do zarządzania projektami. Oprogramowanie do zarządzania projektami pozwala na tworzenie i przydzielanie zadań z terminami, opisami i załącznikami. Wiele z nich posiada również wbudowane funkcje komunikacyjne, takie jak pola komentarzy. Korzystanie z oprogramowania do zarządzania projektami pomaga nie tylko utrzymać się na szczycie zadań, ale spojrzeć na całościowy obraz i plan na przyszłość.

Dostępnych jest wiele opcji oprogramowania do zarządzania projektami. Wypróbuj darmowe oprogramowanie takie jak Trello lub Asana.

Prosty system, który działa nawet w jednoosobowej firmie

Żeby narzędzie naprawdę pomagało, ustaw trzy podstawowe widoki:

Do zrobienia (wszystko, co czeka),
W trakcie (maks. 3–5 zadań naraz),
Zrobione (archiwum i motywacja).

Dodaj do tego:

terminy (deadliny),
szablony powtarzalnych zadań (faktury, posty, wysyłki),
checklisty w zadaniach (żeby nic nie uciekało).

To często eliminuje chaos lepiej niż „świetna pamięć”.

3) Włącz komunikację cyfrową

Komunikacja cyfrowa ma kluczowe znaczenie dla małych przedsiębiorstw. Klienci oczekują, że za naciśnięciem jednego przycisku będą mogli dotrzeć do firmy. Wyjdź na prostą, wdrażając wbudowane narzędzie komunikacji. Firmy takie jak Agora zapewniają technologię integracji głosu, danych i wideo na Twojej stronie internetowej lub aplikacji. Stwórz możliwość indywidualnej komunikacji między Tobą a Twoim klientem lub ułatw sobie prowadzenie rozmów głosowych i konferencji grupowych dla grup liczących ponad 10 000 osób. Zacznij od przewodnika Agora Quick Start Guide.

Komunikacja: szybkość odpowiedzi = więcej sprzedaży

Nawet najlepsza oferta przegrywa, gdy klient czeka na odpowiedź dwa dni. Dlatego warto wdrożyć narzędzia, które skracają czas reakcji:

czat na stronie (albo formularz z automatyczną odpowiedzią),
firmowy komunikator (oddzielny od prywatnych rozmów),
skrzynkę e-mail z szablonami odpowiedzi,
automatyczne potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia.

Dobrą praktyką jest też ustalenie „okienka odpowiedzi”, np. 2 razy dziennie, żeby komunikacja nie zjadała całego dnia.

Błąd, który popełnia wiele firm

Mieszanie kanałów bez porządku: trochę na prywatnym Messengerze, trochę na SMS, trochę na mailu. Efekt: gubią się ustalenia, terminy i faktury. Rozwiązanie jest proste: wybierz 1–2 główne kanały i komunikuj je klientom.

4) Uporządkuj swoich klientów

Jest możliwość dokładnego poznania, kim są Twoi klienci. Ta moc pochodzi z możliwości śledzenia, jak i kiedy komunikujesz się z tymi klientami, rejestrując najlepszy sposób kontaktu z nimi i sporządzając notatki na temat kolejnych kroków. Aby rozpocząć śledzenie klientów, zainwestuj w potężny Customer Relationship Manager (CRM).

CRM jest bazą danych dla istniejących i potencjalnych klientów i może zawierać ich dane kontaktowe, preferencje, zakupy i uwagi na temat tego, jaka będzie interakcja z nimi w przeszłości. W miarę rozwoju CRM można rozpocząć analizę trendów danych w całej bazie klientów, co z czasem pozwoli na usprawnienie działań marketingowych i maksymalizację interakcji.

Potężne systemy CRM obejmują Salesforce, Zoho i Highrise.

CRM nie musi być „wielkim systemem” – ważne, żeby działał

Na start CRM powinien robić 5 rzeczy:

trzymać dane kontaktowe,
przypominać o follow-upach,
zapisywać historię kontaktu (kto, kiedy, o czym),
pozwalać oznaczać etap sprzedaży (nowy lead / oferta / negocjacje / wygrane),
dawać podstawowe raporty (ile zapytań, ile ofert, ile sprzedaży).

Jeśli tego nie robi – jest tylko kolejną „aplikacją do klikania”.

Prosty proces sprzedaży (do ustawienia w CRM)

Zapytanie / lead
Kwalifikacja (czy to dobry klient?)
Oferta
Decyzja / negocjacje
Sprzedaż + obsługa po sprzedaży
Powrót klienta (dosprzedaż / rekomendacje)

Taki schemat porządkuje działania i poprawia wyniki bez zwiększania reklamy.

Bonus: piąta „niewidzialna” aplikacja, która robi ogromną różnicę

Przechowywanie plików i dokumentów w chmurze

W małych firmach chaos w plikach potrafi zjadać mnóstwo czasu. Warto mieć:

jeden folder „Faktury sprzedaż”,
jeden folder „Koszty”,
jeden folder „Umowy”,
jeden folder „Klienci”,
i jasne nazewnictwo plików (data + nazwa + numer).

To prosty krok, który ułatwia współpracę z księgowością i oszczędza nerwy.

Aplikacje biznesowe pomagają małym firmom działać bardziej efektywnie. Pomiędzy śledzeniem Twoich finansów i zadań oraz Twojego zespołu, wyszukiwaniem sposobów angażowania się w cyfrową komunikację z Twoimi klientami, a organizowaniem bazy klientów, będziesz w stanie rozwijać swoją działalność i patrzeć w przyszłość z nadzieją.