Własna księgowość, czy profesjonalne biuro rachunkowe?

Konieczność prowadzenia księgowości przez firmy zmusza je do szukania najlepszych rozwiązań. To, czy dana organizacja zdecyduje się na zatrudnienie własnego księgowego, czy skorzystanie z usług profesjonalnego biura rachunkowego zależy od wielu czynników. Warto przyjrzeć się obu możliwością.

Własna księgowość czy biuro rachunkowe – od czego zacząć decyzję?

Zanim porównasz koszty, warto odpowiedzieć sobie na kilka pytań, które zwykle przesądzają o wyborze:

• Jak skomplikowana jest Twoja działalność (ilość dokumentów, liczba pracowników, transakcje zagraniczne, kilka źródeł przychodu)?
• Czy potrzebujesz codziennego wsparcia „na miejscu”, czy wystarczy kontakt zdalny?
• Czy w firmie ktoś umie kontrolować pracę księgowości i rozumie raporty?
• Jak bardzo zależy Ci na bezpieczeństwie (ciągłość obsługi, ryzyko błędów, odpowiedzialność)?
• Czy planujesz szybki rozwój (wzrost dokumentów, zatrudnienia, nowe formy rozliczeń)?

Te odpowiedzi pozwalają od razu ocenić, czy bardziej opłaca się etat, czy zewnętrzna obsługa.

Bilans zysków i strat

Plusy zatrudnienia w organizacji własnego księgowego są oczywiście znaczące. W takiej sytuacji całością rozliczeń księgowych zajmuje się jedna osoba, co oznacza, że łatwo jest jej śledzić i kontrolować zmiany na przestrzeni danego odcinka czasowego i na nie reagować. Dobrze zna firmę i może zaobserwować zarówno jej pozytywne, jak i negatywne tendencje finansowe oraz zauważyć zmieniające się na rynku trendy wpływające na stan firmy. Własna księgowa lub księgowy ma dostęp do kompleksowej dokumentacji firmy, która znajduje się w jej miejscu pracy.

Jednakże posiadanie własnej księgowości niesie także sporo minusów, wśród których na pierwsze miejsce wysuwa się kosztowność takiego rozwiązania. Pracownik kosztuje. Kosztuje także jego stanowisko pracy m.in. fachowe oprogramowanie komputerowe, jak również jego serwis i aktualizacje. Z zatrudnieniem pracownika księgowego idzie w parze wzięcie odpowiedzialności za wykonywaną przez niego pracę. W przypadku popełnionego przez niego błędu koszty spadają na pracodawcę. To co jest zaletą zatrudnienia pracownika księgowego, może być także tego wadą. Np. prowadzenie księgowości przez jedną osobę daje jej większą wrażliwość reagowania na bieżące zmiany, jednak niesie ze sobą pewne ryzyko. W sytuacji, gdy księgowy będzie niedostępny z powodu chociażby choroby czy urlopu mogą pojawić się w firmie problemy związane z jego niedyspozycyjnością.

Kiedy własna księgowość ma największy sens?

Własny księgowy (lub dział) najczęściej sprawdza się, gdy:

• firma ma dużo dokumentów i stale rosnącą liczbę operacji,
• potrzebujesz bieżącej analizy kosztów i wsparcia zarządczego,
• masz złożone rozliczenia (produkcja, magazyn, wiele projektów, dotacje),
• kluczowe są szybkie decyzje finansowe (np. ceny, marże, płynność),
• chcesz mieć kogoś „pod ręką” do konsultacji z działami: sprzedażą, HR, zakupami.

Ukryte koszty etatu księgowego (które łatwo pominąć)

Oprócz pensji często dochodzą:

• koszty rekrutacji i wdrożenia,
• zastępstwo w razie urlopów/choroby,
• szkolenia i aktualizacja wiedzy (zmiany w przepisach),
• polityka bezpieczeństwa danych i dostępów,
• odpowiedzialność organizacyjna za terminowość i poprawność.

Jak robią to profesjonaliści?

Skorzystanie z usług profesjonalnego biura księgowego, pozwala na wyeliminowanie powyższego ryzyka. Po pierwsze biura rachunkowe zatrudniają co najmniej kilku specjalistów. Prowadzeniem zleconej księgowości zajmuje się jedna osoba, jednakże podczas jej ewentualnej nieobecności sprawę poprowadzą jej współpracownicy. Wykwalifikowane osoby mogą się uzupełniać w swojej pracy, dzielić doświadczeniem i wzajemnie sprawdzać, co zwiększa szanse na niwelowanie ewentualnych błędów. Takiej szansy raczej nie ma większość pracodawców zatrudniających księgową lub księgowego, gdyż ich kwalifikacje nie wystarczają na właściwą kontrole ich pracy.

Ryzyko prowadzenia dokumentacji finansowej przez biura rachunkowe jest minimalizowane ubezpieczeniem OC. Dzisiaj już każde biuro księgowe ma obowiązek ubezpieczenia się na wypadek uczynienia szkody, tak więc można dochodzić jej rekompensaty. Jest to rozwiązanie bardzo korzystne dla firm decydujących się na tego typu rozwiązania księgowe. Księgowi zatrudniani w biurach rachunkowych ciągle podnoszą swoje kwalifikacje w ramach systemu odpowiednich szkoleń. Nie mogą pozwolić sobie na niewiedzę i błędy, gdyż od ich kompetencji zależy zadowolenie klienta. Jest to duży plus dla firm, gdyż nie muszą one inwestować w doszkalanie w zakresie księgowości własnego pracownika.

Niewątpliwą zaletą prowadzenia księgowości firmy przez profesjonalne biura rachunkowe jest reprezentowanie organizacji przed urzędami. Eksperci nawiążą potrzebny kontakt z Urzędem Skarbowym, czy ZUS-em. Przyjmą u siebie osoby kontrolujące księgowość i wyjaśnią wszelkie kwestie z nią związane.

Niestety, jak każde rozwiązanie, tak również prowadzenie księgowości przez profesjonalne biuro również ma swoje wady. Na pierwszy plan wysuwa się konieczność ograniczenia dokumentacji, wzrost kosztów obsługi wraz ze zwiększaniem ilości dostarczanych przez firmę dokumentów. Kłopotliwe jest także przechowywanie dokumentacji poza firmą, jednak z tym problemem większość firm sobie radzi udostępniając dokumenty on-line.

Kiedy biuro rachunkowe wygrywa najczęściej?

Biuro rachunkowe jest świetnym wyborem, gdy:

• prowadzisz małą lub średnią firmę i chcesz mieć przewidywalny koszt,
• nie potrzebujesz codziennej obecności księgowej w biurze,
• zależy Ci na ciągłości obsługi (ktoś zawsze „przejmie temat”),
• chcesz ograniczyć ryzyko kadrowe i organizacyjne,
• nie masz zasobów, by kontrolować księgowość wewnętrznie.

Na co uważać przy wyborze biura rachunkowego?

Żeby uniknąć rozczarowania, warto od razu ustalić:

• kto jest Twoim opiekunem i jak wygląda kontakt (telefon, e-mail, panel),
• terminy przekazywania dokumentów i odpowiedzialność za opóźnienia,
• co dokładnie jest w cenie, a co jest dodatkowo płatne,
• jak wygląda reprezentacja przed urzędami i kto podpisuje pisma,
• zasady przechowywania dokumentów i bezpieczeństwo danych,
• jak biuro informuje o zmianach w przepisach, które dotyczą Twojej firmy.

Porównanie w pigułce: etat vs biuro rachunkowe

Własna księgowość – największe plusy

• szybka reakcja na potrzeby firmy,
• dobra znajomość specyfiki organizacji,
• łatwy dostęp do dokumentów i informacji.

Własna księgowość – największe minusy

• wyższy koszt całkowity,
• ryzyko nieobecności (urlop/choroba),
• odpowiedzialność po stronie pracodawcy.

Biuro rachunkowe – największe plusy

• ciągłość obsługi i praca zespołowa,
• mniejsze ryzyko kadrowe,
• mniej obowiązków organizacyjnych po stronie firmy.

Biuro rachunkowe – największe minusy

• mniejsza „natychmiastowość” reakcji,
• koszt rośnie wraz z liczbą dokumentów,
• dokumenty są poza firmą (choć online zwykle rozwiązuje problem).

Nie tylko pieniądze!

Zlecenie usług księgowych profesjonalistom zewnętrznym pozwala na ograniczenie kosztów związanych z zatrudnieniem własnego księgowego, ale także kosztów natury niematerialnej. Takie rozwiązanie pozwala zaoszczędzić czas, który można spożytkować na inne rzeczy, a także przerzucić troskę o sprawy rachunkowe na barki wykwalifikowanych fachowców.

Jak podjąć decyzję: 5 prostych wskazówek na koniec

1. Jeśli masz mało dokumentów i chcesz „świętego spokoju” – zwykle wygrywa biuro.
2. Jeśli potrzebujesz analiz finansowych „na już” i masz skomplikowaną działalność – częściej wygrywa etat.
3. Jeśli boisz się przerw w obsłudze – biuro zapewnia większą ciągłość.
4. Jeśli masz kogoś, kto rozumie finanse i chce budować raportowanie w firmie – własna księgowość daje większe możliwości.
5. Jeśli rośniesz szybko – rozważ model mieszany: biuro + osoba w firmie do obiegu dokumentów i kontroli kosztów.